BUM Projektverlauf

• Kick Off, minus XX Tage

Die Präsentation in Ihrem Haus hat stattgefunden. Ihr Unternehmen hat beschlossen das SAP R/3 Berechtigungswesen mit BUM in der Zukunft durchzuführen, die Rollen mit BUM und dem BUM-Referenzmodel neu zu erstellen. Die dazu nötigen Verträge sind unterschrieben.
Auf Grund des Ihnen bekannten Projektverlaufs und der BUM-Vorgehnsweise wissen Sie, welche Arbeiten auf Sie zukommen.

• Kick Off, minus 7 Tage

Es ist der Projektleiter/in (PL) von ihrer und unserere Seite zubestimmt. Möglicherweise ist ein Lenkungsausschuß zu etablieren.
Es werden die weiteren Schritte bis zum "Kick Off" und für die "Worksshops" zwischen den PLs besprochen und festgelegt.
Aufgrund der mit Ihnen abgestimmten Zeiten (Mengengerüst) für die Workshops, müssen Sie nun bis zum "Kick off" die Verfügbarkeit und die Reihenfolge der Workshopteilnehmer (IT, Fachabteilung, Modulbetreuer, Key-User) organisieren. Sie erstellen einen Projektplan (PP) für die Erstellung der Rollen.
Sie erhalten von uns einen oder mehrere R/3 Transporte zum Einspielen der BUM-Software.
Als erstes benötigen wir Daten aus Ihrem System, für das die Rollen zu erstellen sind. Dazu sind wenige Programme in dieses System zu transportieren und danach ein Job zu starten. Das Ergebnis wird auf das Filesystem geschrieben und uns zugesand. Aufwand für Sie wenige Minuten.

• Kick Off, Minus 6 Tage

Nach Übersendung Ihrer Daten an uns bauen wir Ihr firmenspezifisches Referenzmodel für die Rollen auf. Dauer je nach Funktionalität die im R/3 genutzt wird, 1 bis 3 Tage.
Während dieser Zeit kann die Installation (Gesamtaufwand 1 Tag) der BUM-Software erfolgen. Es sind die Transporte einzuspielen. Danach sind die Rechte für das BUM an die entsprechenden Mitarbeiter zu vergeben. Es sind alle Nacharbeiten die in der BUM online Dokumentation beschrieben sind durchzufühern. Dazu gehört das Anlegen von Nummerkreisen, von System-Usern und das grundlegende Customizing für das BUM wird durchgeführt. Danach steht die Software zur Verfügung, aber noch ohne Daten.

• Kick Off, Minus 3 Tage

Wir haben Ihr firmenspezifisches Referenzmodel erstellt und Ihnen die Daten zugesand. Diese Daten laden Sie nun in wenigen Minuten in die BUM-Software.
Ab diesem Zeitpunkt wären wir Einsatzbereit und könnten mit den Workshops beginnen, wenn Sie nicht die Workshopteilnehmer sich vorher vorbereiten lassen wollen. Dies geschieht in der Form, dass Sie diesem Personenkreis Listen zukommen lassen mit allen Y- und Z-Transaktionen (wem gehören diese Transaktionen und in welcher UF sind diese zu plazieren), sowie zu jedem SAP-Modul alle Rollentemplates mit Transaktion und Objekten. Hier müssen Sie entscheiden wie weit und wie tief Sie diese Information im Vorfeld der Workshops verteilen möchten.

• Kick Off

Zum Kick off steht ein funktionsfähiges R/3 System mit der BUM-Software zur Verfügung. Anhand der BUM -Software und einer kundenspezifischen PPT wird das Kick Off gemeinsam durchgeführt.
Es sollten alle möglichen Personen, die Interesse am Berechtigungswesen haben zugegen sein: GF, Datenschutz, Betriebsrat, WP, Revision, Fachabteilung, IT, usw.
Im Kick Off wird das Vorgehen in den Workshop nochmals eingehend beschrieben, die Zielsetzung nochmals hervorgehoben und mögliche uns bekannte Hindernisse angesprochen.

• Kick Off, Plus 1 bis NN Tage

Start des Workshops nach PP. Es wird alles im BUM dokumentiert. Leserechte für die Modulverantwortlichen sind einzurichten, falls dies noch nicht erfogt ist.
Namenskonventionen:
Für die Rollen wird ein eindeutiger Schlüssel benötigt. Diesen bauen wir in der Regel über die UF-Nummer sowie über die OrgStruktur-Nummer auf. Alle weiteren Teilschlüssel dienen dazu, die Rollen später in der Userverwaltung besser zu selektieren und zu gruppieren. Ziel ist es, über die weiteren Teilschlüssel, einen Match zwischen Usern und Rollen, wenn dann möglich automatisch, zu erhalten.
Stammdaten:
Im Rahmen der Erstellung der übergreifenden Rollen kommt den Rollen für die Stammdaten eine besonderer Bedeutung zu, da diese weitreichende Wirkungen in die einzelnen Module hinein haben. Diese Rollen sind in den ersten Workshops des Projektes abzustimmen. Hiervon sind betroffen: Debitoren-, Kreditoren-, Materialstammdaten, sowie Stücklisten.
Berechtigungsgruppen:
Im Standard SAP gibt es viele Berechtigungsgruppen. Kontenberechtigungen und verkäuferspezifische Kundengruppen sind im Standard nur über Berechtigungsgruppen einzustellen. Es ist sicherzustellen, dass die Berechtigungsgruppen für Debitoren-, Kreditoren- und Sachkonten eingerichtet sind. Das Gleiche gilt für ABAP's und Tabellen.
Y- und Z-xxx:
Die eigenentwickelten Berechtigungselementen (Y-, Z-Transaktionen, Y-, Z-Objekte, Y-, Z-ABAP's, Y-, Z-Tabellen) müssen in die UF eingearbeitet werden.
Andere Datenwerte:
Daten, die nicht in transparenten Tabellen hinterlegt, jedoch als Wertvorgaben einzustellen sind (z.B. Hierarchieknoten, Berichtsbäume), sind zur Verfügung zu stellen.
Zum einstellen der Batch-Input-Mappen sind die Namensräume zur Verfügung zu stellen.

• Kick Off, Plus 10 bis NN Tage nach PP

Im Minimum werden wir für die kleinste R/3 Installation nicht weniger als 10 Tage benötigen. Mittlere R/3 Installtionen werden zwischen 20 und 30 Tage dauern. Große R/3 Installationen werden in der Regel über 30 Tage dauern. Hiermit ist der Zeitbedarf für die Workshops gemeint.
Im ersten Schritt ist die Erstellung der Rollen im Rahmen des PP nun abgeschlossen. Jetzt finden die Nacharbeiten an den Rollen durch Sie statt, dies bezeiht sich hauptsächlich auf das Einpflegen von fehlenden Feldwerten, die in den Workshops nicht ermittelt werden konnten.
Die Nacharbeiten sind komplett abgeschlossen und alle Rollen generiert. Damit beginnen die Regelkreise zu wirken. Aus dem Feedback der Modulbetreuer erfolgt die Verfeinerung der Einstellungen. Der Test wird erweitert. Alle Tests sind abgeschlossen. Sie sind mit ihren neuen Rollen und deren Zuweisung produktiv.

• Useradministration

Nun sind Ihre organisatorischen Regeln für die Userzuweisung einzupflegen. Welche Rollen werden wie zu welchen Rollengruppen zusammen gefaßt? z.B. FI AZUBI DE 1. Jahr, FI AZUBI DE 2. Jahr, FI AZUBI DE 3. Jahr, FI DE Buchhalter, FI DE Buchhalter mit Monatsabschluß, FI DE Buchhalter mit Quartalsabschluß,FI DE Buchhalter mitJahresabschluß u.s.w.
Das selbe kann nun für die User statt finden. Es werden Usergruppe gebildet in den gleichartiger User zusammen gefaßt sind. z.B. FI AZUBI DE, FI DE Buchhalter, FI DE Buchhalter mit Monatsabschluß, FI DE Buchhalter mit Quartalsabschluß, FI DE Buchhalter mitJahresabschluß u.s.w.
Ziel dieses Vorgehens ist es eine Vielzahl von Rollen und Usern logisch zusammen zufassen und unter einem wirklich eindeutigen Namen für die weitere erleichterte Verarbeitung anzubieten.
Im nächsten Schritt werden User und Rollen und derern Gruppen in einer sogenannten Matrix, logische Einheit z.B. FI DE, zusammengefasst. Alle User und alle Rollen die für FI DE benötigt werden befinden sich dann in dieser Matrix. Es können z.B. auch weitere Rollen aus MM und SD (Belege anzeigen) dieser Matrix zugeführt werden, das gleiche gilt auch für User.
Als letztes innerhalb der Useradministration sind die Rechte zu vergeben. Wer darf Rechte für User beantragen und freigeben.
Der zeitliche Rahme für die Implemetierung der Useradministration spannt sich von wenigen Tagen für sehr einfache bis hin zu einigen Monaten für sehr komplexe Freigabestrategien die zu hinterlegen und zu testen sind.

• Userantrag und -freigabe

Auf Grundlage der Matrix und der dazugehörigen Rechtevergabe könnte nun die Fachabteilung ihre Rollen zu den Usern testen, immer von den geringsten Rechten zu den höchsten. Sind die Ergebnisse ok. kann die Fachabteilung sich selbst mit den neuen Rollen produktiv setzen. Falls das gewünschte oder erwartete Ergebnis nicht erreicht wurde, müssen die Berechtigungsadministratoren nachbessern, an den Rollen selbst, an den Gruppen oder der Matrix.
Eine zeitliche Vorgabe ist hier sehr schwer abzugeben. Um diesen Prozess zu beschleunigen könnte definiert werden, dass 4 Wochen nach Abschluss der Useradministration (Fertigstellung der Matrizen und Rechte), die alten Rollen aus dem System gelöscht werden.

• Produktiv, Plus 1 Tage

Der erste BUM Audit kann durchgeführt und gesichtet werden. Das weitere Verfeinern der Rolle und User kann geplant und dazu ein PP erstellt werden.

• Audit, parallel

Den BUM - Audit können Sie parallel zum Projekt auf ihre firmenspezifischen Anforderungen anpassen. Auf Grundlage des von ihnen definierten Audits können Sie bereits bei der Rollenstellung gegen ihren Audit die erstellten Rollen verproben. Ferner können Sie bei den Anträgen direkt überprüfen, ob ein Verstoß beim User durch die vergebenen Rollen zu stande kommt. Sie können sich zu jedem User die Verstöße laut Audit anzeigen lassen. Der Audit ist das Prüfwerkzeug, dass Ihnen die Sicherheit gibt, die sie brauchen.

Allgemein kann gesagt werden, dass der hier beschriebene Ablauf von den Zeiten her das Minimum darstellt. Diese Zeiten sind praxis erprobt und realistisch. Eine etwas großzügigere Zeitplanung mit etwas mehr Luft (die Aufwände werden nicht größer nur der Abstand) kann nicht schaden, um interne Abstimmungen in Ihren Unternehmen auch abstimmen zu können.